Comment faciliter votre déménagement professionnel ?

Le déménagement des locaux de son entreprise est une procédure très complexe qu’il faut soigner particulièrement. Cause de troubles et de tension au sein de l’entreprise, il va falloir vous armer de patience et de diplomatie, tout en organisant minutieusement le grand départ.

Pour ce faire, on vous donne la marche à suivre pour ne rien oublier !

Première étape : choisir les nouveaux locaux

Ça vous paraît sûrement évident, mais il s’agit pourtant de l’étape primordiale. Il faut penser à prendre en considération tous les critères pour rendre ce déménagement possible :

• emplacement géographique,
• superficie des locaux,
• cadre de vie environnant,
• la sécurité,
• le budget dont vous disposez.

Vous disposez de divers moyens pour votre recherche de locaux :

• les annonces sur un site spécialisé ou sur un journal spécialisé,
• les agences spécialisées,
• utiliser votre réseau professionnel ou votre entourage,
• les annonces de baux professionnels dans des journaux,
• les sites spécialisés.

Maintenir le dialogue avec ses employés

Au-delà de l’obligation légale de l’employeur à tenir informé le représentant du personnel, il est nécessaire pour maintenir un bon dynamisme de tenir informés ses collaborateurs ou ses employés. De même, il vous est possible de rendre le changement moins difficile en renforçant l’esprit d’équipe autour d’une boîte à idées (sur les couleurs du futur bureau, le choix du mobilier etc).

Etablir un planning

Une fois les locaux choisis et les formalités remplies, il faut s’occuper d’organiser le déménagement de l’entreprise. Vous avez plusieurs possibilités pour planifier vos tâches:

• élaborer un retro-planning de toutes les tâches en les classant de celles qui demandent un délai d’organisation long jusqu’à celles que vous pouvez effectuer le plus tardivement,
• établir un classement thématique de vos activités et les classer par ordre chronologique pour chaque groupe d’activités : l’administratif, la logistique, l’humain, le déménagement en lui-même...

Gérer les tâches administratives

Une nouvelle adresse amène indéniablement au renouvellement ou en tout cas à la mise à jour de vos documents professionnels. Il va vous falloir actualiser :

• tous vos supports : plaquettes, brochures, vos cartes de visite et lettres à en-têtes,
• votre site internet.

En plus de prévenir tous les organismes auxquels votre entreprise est rattachée.

Vous allez également devoir procéder au déménagement de votre parc informatique auprès de votre fournisseur d’accès à Internet et déménager votre contrat d’électricité en contactant votre fournisseur d’énergie.

Faire appel à des professionnels du déménagement

Etape cruciale du déménagement de vos locaux, le choix des professionnels du déménagement. De nombreuses agences en déménagement vous proposent leurs services. Afin de choisir la meilleure d’entre elles, en adéquation avec votre budget, vous allez pouvoir effectuer le nombre de devis que vous vous voulez directement en ligne. Laissez-vous également conseiller par les avis laissés sur chacune d’entre elles pour vous faire une idée de la prestation.

Si votre budget le permet, choisissez plutôt l’option “Luxe” (généralement proposée comme la formule “standard” ou “confort”) qui prend en charge votre déménagement de A à Z.

Une fois l’entreprise de déménagement sélectionnée, assurez-vous auprès de la mairie dont dépend votre entreprise de choisir une date où aucun évènement n’est prévu.

Suite à ça, vous pouvez choisir un nouveau mobilier de bureau, en profiter pour faire du tri dans les dossiers de la société et enfin déménager sereinement.